במהלך שנות עבודתי נתקלתי בהרבה מידי מקרים של מועמדים שאיבדו הצעות עבודה ומועמדותם נפסלה רק בגלל הממליצים שלהם. אם לדייק, הם נפסלו בגלל ה"המלצות" שהם קיבלו מאלה שהם מסרו כממליצים ו/או מאלה שהם לא מסרו, אבל המלצתם נבדקה למרות זאת מאחורי גבם.
ראיון ממליצים הוא אחד משיטות המיון השכיחות ביותר בתהליך גיוס עובד חדש לעבודה והבעיה היא שכמועמדים כמעט ואין לנו שום שליטה על מה שמתרחש שם בשיחה ואנחנו צריכים לסמוך על אנשים אחרים דווקא בשלב כזה מתקדם בתהליך (ברוב המקרים שלב ראיון הממליצים יגיע לקראת קבלת ההחלטה, משמע, לאחר שהמועמד השקיע כבר לא מעט זמן ועבר מספר שלבי מיון).
אז מה מתרחש שם מאחורי הקלעים בשיחה הזו? עד כמה שלב הממליצים הוא קריטי בתהליך המיון? ומה קורה כשאין ממליצים שניתן לתת? יש לא מעט תהיות בנוגע לנושא הזה והוא אחד מהנושאים השכיחים ביותר שעולים בפגישות היעוץ שאני מקיימת עם מחפשי עבודה. זו גם הסיבה שהחלטתי לפנות למספר אנשי גיוס ומשאבי אנוש בעלי ניסיון רב בגיוס עובדים ולשאול אותם את כל השאלות המעניינות ביותר.
התשובות לפניכם!
ולפני כן תודה על השקעת הזמן וההשתתפות בפוסט ל: דני בינס- מנהל משאבי אנוש- חברת Waterfall Security, שרית מרציאנו- Recruitment Specialist - חברת LivePerson, תחיה אלונה אלתר- מנכ"לית חברת TopSales ועינת גז- מנכ"לית חברת .Relocation Jobs
אז ללא הקדמות נוספות, הנה כל הסודות מאחורי הקלעים בנוגע לממליצים!
- כל תהליך של גיוס עובדים כולל מספר שלבים. איזה השפעה יש להמלצה טובה מאוד או גרועה מאוד על הסיכויים של מועמד להתקבל לעבודה?
שרית: המלצה היא חלק מהתהליך ובהחלט מקבלת משקל, יחד עם זאת היא נלקחת בעירבון מוגבל. חשוב לראות את התמונה הכוללת ולשקלל את ההמלצה יחד עם שאר השלבים וכך לקבל את ההחלטה. חשוב לציין שהמלצה טובה מאד תועיל לתהליך והמלצה גרועה תוביל לבחינת הדברים שעלו בה.
תחיה: לעיתים המלצה טובה מאפשרת למועמד להתחיל תהליך השמה בארגון. כאשר התהליך מתקדם, הארגון ידבר עם ממליצים פורמאליים (שהמועמד סיפק) ובמקרים רבים גם עם ממליצים א-פורמאליים (כלומר ממליצים שהמועמד לא נתן, אך מכירים אותו). המלצה בעייתית יכולה לעכב ואף לפסול את המועמדות של המועמד ומועמדים רבים נפסלים בשלב זה, כלומר המלצה פחות טובה או מסתייגת שלא לדבר על המלצה גרועה תהווה בעיה אמיתית בתהליך. לעיתים גם הממליצים שהמועמד מספק לא עושים את העבודה הנכונה, ויש להקפיד מאוד את מי נותנים וגם להכינם לכך שיתקשרו אליהם, מהי מהות המשרה ומה חשוב לכם כמועמדים שידגישו.
עינת: יש לממליצים חשיבות מאד גדולה בתהליך, לחיוב או לשלילה. כך למשל, לא מזמן נשארו לנו בשורט ליסט שני מועמדים, אשר האחד הרשים יותר את הלקוח ברמה האישית, אך הממליץ של המועמד השני היה מנהל מוערך שנתן המלצה מאד חמה על המועמד וכך העלה אותו לראש הרשימה...
דני: כשאני מדבר עם ממליצים, ובעיקר עם ממליצים שקיבלתי מהמועמד עצמו, אני מצפה מראש להטיה, כי רוב האנשים נוטים לפרגן ורוצים לעזור לעמית שלהם למצוא עבודה. זה לגיטימי, אבל דורש ממי שמראיין את הממליץ לזקור את האזניים ביתר רגישות. כל ביקורת שתתקבל במצב כזה, אם כבר הממליץ בחר להעלותה, סביר שמייצגת נושא שראוי להתעכב עליו, ואני אנסה להבין כיצד הוא בא לידי ביטוי בעבודה, ומה הדרך הנכונה לארגון להתמודד עם אותה תכונה של המועמד, במידה ויתקבל אלינו לעבודה. לכן, להמלצה טובה מאד יהיה משקל חיובי אבל פחות משמעותי מאשר להמלצה רעה, משום שהנחת העבודה היא שההמלצה תהיה טובה בסה"כ.
- האם יש להמלצות משקל כבד או קל יותר ביחס לשלבי מיון אחרים כמו למשל למבחן מקצועי או ראיון משאבי אנוש?
שרית: לרוב, שיחת ממליצים נעשית בשלב הסופי ולכן היא לא מהווה מסננת כבדה כמו בשלבים אחרים דוגמת ראיון מקצועי וראיון משאבי אנוש, אולם בהחלט יש לה משקל זהה להם בשלב קבלת ההחלטה.
תחיה: להמלצות יש משקל כבד לפחות כמו למבחן שכן המלצה הינה, לכאורה, "עובדה" מהעבר של מי שמכיר ועבד עם המועמד, לעומת מבחן או ראיון שצופה את העתיד המקצועי הפוטנציאלי של המועמד. בצד המקצועי מבחן יכול לספק תשובה על איכות המועמד, אך ראיון משאבי אנוש ואפילו מבחני אישיות לא יכולים לנבא מה שיכולים לספק כבר אנשים שעבדו עם המועמד...
עינת: המלצות טובות שוות זהב. להמלצות אובייקטיביות של אנשים שלאו דווקא ניתנו כממליצים ע"י המועמד עצמו יש משקל מאד כבד ביחס לשלבי המיון האחרים, מאחר שמדובר במישהו שנותן חוות דעת "מהשטח" ששונה מאד מתהליכי המיון "הסטריליים".
דני: המלצות יהיו לעולם כלי משלים, ולא מחליף את ההתרשמות האישית והבלתי אמצעית של המנהל הישיר והמגייס לגבי המועמד. יחד עם זאת, כאשר בודקים את ההמלצות ביסודיות ועם ממליצים שמשתפים פעולה, ניתן להשלים מידע מאנשים שמכירים את המועמד לאורך זמן, וללמוד על המועמד על התמודדותו במצבים שונים שקשה לדמות בשעה של ראיון- על יצירת קשרים ויחסי עבודה לאורך זמן, מידת השקעה ומחויבות, המקום שתופס בצוות וכיו"ב...
- מה תעשו במקרה שלאותו מועמד יש המלצות סותרות? מצד אחד יש לו ממליץ שיוצא מגדרו ומצד שני יש ממליץ "פרווה" כזה שברור שהוא לא באמת ממליץ?
שרית: במצב כזה אני אנסה לדובב את הממליץ ה"פרווה" ולהוציא ממנו כמה שיותר מידע. אם הרגשתי שלא מיציתי, אני אבקש ממליץ שלישי.
תחיה: בחלק מהמקרים אבדוק מול ממליצים נוספים. לעיתים גם אאמת את המועמד עם מה שהממליצים אמרו ואבקש ממנו לישב את הסתירה. תהליך כזה בעיני הוא תהליך מצוין שמאפשר גם לראות את המועמד בתהליך של קבלת פידבק.
עינת: נחפש עוד ממליצים וננסה לעמת אותו אל מול ההמלצות. כולנו בני אדם, לא כולנו מסתדרים עם כולם וגם לא כולנו היינו טובים מאד בכל תפקיד שעשינו... ננסה להבין מאיפה מגיעה ההמלצה הפחות טובה – האם היא על בסיס אישי או מקצועי ולמה? כדי לנתח אותה טוב יותר ולתת לה את המשקל הראוי.
דני: קרה לי לא פעם ששמעתי "מנגינה" שונה בשיחה עם ממליצים שונים. זה ללא ספק תמרור אזהרה אותו יש לברר, ולעיתים הפתרון יכול להיות בשיחה עם ממליץ שלישי. יחד עם זאת, זה לא בהכרח יפסול את המועמד, היות ואני מכניס למערכת השיקולים את התפקיד הספציפי והמערכת בה עבד בכל אחד מהמקומות. יתכן שההמלצה הבינונית נובעת, למשל, ממיקומו של המועמד באותו ארגון בו ביצועיו היו בינוניים, שאינו מתאים לו ואינו דומה לתפקיד המוצע אצלנו. לפעמים זה באמת "עושה שכל" לגבי נסיבות המעבר של מועמדים. אני חושב שהצלחה תלויה גם בהתאמה לתפקיד ולארגון ושאותו עובד שיצליח במקום מסוים, במקום אחר הוא לא יוכל לבוא לידי ביטוי או שיידרש לביצועים בתחומים שאינם החוזקות שלו ולכן ושם פחות יצליח.
- אחת ולתמיד- מה תעדיפו מכתבי המלצה כתובים או מספרי טלפון של ממליצים?
שרית: מכתבי המלצה אינם רלוונטיים... אף מועמד לא יקבל וימסור לי מכתב המלצה פושר או בעייתי. מספרי טלפון של ממליצים הם הכרח וחשוב שמועמדים יחשבו מראש את מי היו רוצים לתת כממליצים, יוודאו שיש להם את מספרי הטלפון הנכונים ואף יעשו עמם שיחה מקדימה על מנת שידעו שהם בתהליכי ראיונות.
תחיה: חד משמעית מכתבי המלצה לא מעניינים בעיני, רק טלפונים של ממליצים ושיחה ישירה עם הממליץ.
עינת: מספרי טלפון של ממליצים, ללא ספק. בנוסף תמיד ננסה להגיע לממליץ אחר שלא ניתן בצורה ישירה ע"י המועמד.
דני: מספרי טלפון של ממליצים שהיו המנהלים הישירים של העובד, כמובן. מכתבי המלצה פחות שכיחים היום ויש איתם המון בעיות כך שקשה לקחת אותם בחשבון ככלי סינון, כי: א. המנהל מוסר לעובד את המכתב ביד, ולא למעסיק הפוטנציאלי, ולכן לא יכתוב שם דברים שאינם מחמיאים. ב. חברות שנוהגות לתת מכתב המלצה משתמשות בטמפלט קבוע של המלצה, וההמלצה כללית ולא אישית למועמד ג. לא ניתן לברר עם הממליצים לגבי סימני שאלה שעלו בראיונות וד. חברות היום יותר ויותר נזהרות מהוצאת לשון הרע וחוששות להתבע. זה מעקר את ההמלצה הניתנת במקרים מסוימים, לא כל שכן בכתב, לעומת שיחת טלפון למנהל, שנתפסת כפחות רישמית ממסמך כתוב. זוהי תופעה שקיימת בעיקר בתאגידים גדולים, ועדיין נפוצה יותר בארה"ב מאשר בארץ. נתקלתי בכך לאחרונה בניסיון לברר המלצה מול מעסיק קודם של מועמד אמריקאי, ונעניתי שלחברה יש מדיניות לפיה לא ניתן לומר דבר על המועמד, פרט ל-האם הוא "בר העסקה" או לא.
- יש מועמדים המציינים את פרטי הממליצים שלהם על גבי קורות החיים. מה דעתכם? טוב או לא? כדאי או מיותר?
שרית: מבחינתי זה מיותר, אני כבר אשאל בעצמי את המועמד לגבי הממליצים שלו...
תחיה: לדעתי מיותר ואף לא נכון לשים ממליצים בקורות החיים, המועמד מצופה לספק את המידע הזה רק בהמשך התהליך. בעיני זה over sale של עצמך.
עינת: לטעמי זה לא רע מאחר שחוסך פניות אל המועמד אח"כ בכדי לבקש המלצות.
דני: לי כמי שקורא את קורות החיים זה לא מפריע, אך זה לא נפוץ ומצביע על מועמד שביצע בחירה לא שגרתית, והיה מעניין אותי מדוע עשה אותה. זה צעד שלא הייתי ממליץ עליו כי כדאי שתהיה למועמד שליטה מתי פונים לממליצים שלו, וכדי שלא "להתיש" אותם סתם. כמעסיק זהו אחד השלבים המאוחרים שאני או המנהלים אצלי בארגון מבצעים, לפני קבלת החלטה או כאשר מתלבטים בין יותר ממועמד אחד למשרה, ולכן ניתן למסור ממליצים בראיון או לאחריו, ואין טעם בציונם על גבי קורות החיים.
- גלו לי קצת סודות של מאחורי הקלעים- איזה שאלות אתם נוהגים לשאול את הממליצים?
שרית: הסוד הוא... שאין סוד! אין לי פורמט אחיד לשיחת ממליצים. לרוב אני מבקשת לשמוע על ההתנסות שלהם עם המועמד ואני שואלת על נקודות שחשובות לי למשרה או לארגון . בנוסף, אני בודקת נקודות שעלו בראיון ודרשו בדיקה. שיחת ממליצים אני בד"כ מבצעת יחד עם מנהל מקצועי כך שלעיתים נשאלות גם שאלות שמטרתן להבין את מקצועיות המועמד.
תחיה: כחברת השמה, כשאני מדברת עם ממליץ אני מספרת לו שאני רוצה למצוא תפקיד מתאים למועמד וסביבה בה יצליח ולא יכשל, ולכן אני שואלת את הממליץ מה לדעתו הסביבה והתפקיד האופטימאליים למועמד על פי היכרותו איתו. מתשובתו גם עולה איפה פחות מתאים לו להשתלב...
דני: יש לי מספר שאלות מנחות כדי לעגן את השיחה, כמו סיבת העזיבה של העובד, לאיזה תפקיד הכי יתאים ומה תהיה ההמלצה שלו למנהלו הבא של המועמד, אולם מעבר לשאלות האלה חשוב לי לשמוע באופן חופשי את הממליץ ואת הנקודות שהוא בוחר להעלות בעצמו, ומצד שני לשאול אותו ספציפית לגבי סימני שאלה או נושאים שעלו אצלי בפגישה עם אותו מועמד וכיצד הם באו לידי ביטוי בפועל בתפקידו הקודם...
- איזה טיפ תתנו למועמד שבגלל כל מיני סיבות אין לו ממליצים ממקומות העבודה האחרונים?
שרית: חשוב להבין למה? אם מדובר במקום עבודה נוכחי/ אחד ממקומות העבודה, זה יכול להתקבל. אך במידה ולמועמד אין בכלל ממליצים זה יכול להוות בעיה ודורש בדק בית מבחינתו. במצב כזה כדאי לשקף עד כמה שניתן למראיין למה הוא לא יכול לתת ממליצים מאותו מקום עבודה. במקרים מסויימים ניתן לתת כממליצים קולגות, מנהלים מהארגון שעזבו, ממליצים ממקומות עבודה קודמים. אני לא הייתי מוותרת על שלב הממליצים, מבחינתי אם מועמד לא יכול לתת כלל ממליצים מעברו זה אומר דרשני.
תחיה: אם מועמד עדין מועסק, אזי יהיה לו קשה לתת ממליצים ממקום העבודה הנוכחי, אבל הוא חייב לפחות לתת ממליצים ממקומות עבודה קודמים, אחרת זו בעיה. ניתן גם להביא ממליצים שהינם לקוחות או מקבילים, זה לא חייב להיות המנהלים.
עינת: עליו לדעת להסביר למה אין לו ממליצים וכדאי שההסברים יהיו טובים ומשכנעים. להגיד "אין אף אחד שימליץ עליי" זה מצב קיצון, תנסה להיות יצירתי, לחשוב מי יכול להמליץ למרות שאיננו בעמדת ניהול ישירה.
דני: במידה ומועמד עובד במקום מסוים תקופה ארוכה או נמצא בתחילת הדרך, יכול להיווצר מצב בו מטעמי דיסקרטיות לא ניתן לדבר עם המנהל הנוכחי. במצב כזה אני אנסה לברר עם המועמד האם יש מנהל קודם שעזב וניתן לשוחח איתו ואם אין ברירה אבקש מנהל עקיף או ממשק מקצועי מולו עבד העובד (למשל אם איש מכירות לא יכול לתת את סמנכ"ל המכירות, אפשר כברירת מחדל לבקש לשוחח עם דמות ממחלקת השיווק מולה עבד בצורה משמעותית, אשר יכולה לשפוך אור על עבודתו).
ולסיום, מסקרן אותי לדעת...- קראתי במחקר שנעשה בארה"ב שאחד מ"השקרים" השכיחים של מחפשי עבודה הוא לתת פרטים של חברים או בני משפחה שמתחזים לממליצים. האם למעסיקים יש דרך לגלות מעשי תרמית כאלה? ואם כן, איך?
שרית: לרוב מגלים את האמת. בתחומים הטכנולוגיים להם אני מגייסת מדובר בקליקה בה מכירים האחד את השני או לפחות את הארגון. כמעט תמיד ניתן להבין בשיחה עצמה האם מדובר במנהל מקצועי או מתחזה. חשוב לציין כי התחזות שכזו או המלצה שקרית מהווה עבירה על החוק.
תחיה: זה מאוד פשוט, רוב האנשים כבר נמצאים היום ברשתות מקצועיות וחברתיות, שם מאוד קל למצוא קשרים בין אנשים אם ממש מחפשים...
עינת: חייבים להתחקות אחרי הממליץ, לוודא שהוא באמת מחזיק בעמדה שהוא אומר, לשאול אותו כמה שאלות אישיות מקצועיות על המועמד כדי לאמת את המידע (כמה אנשים ניהל, באיזה שנים עבד תחתיך ) וכו'... לרוב מי שמשקר לא יהיה חזק בפרטים.
דני: אם ארגון רוצה לוודא שהוא מדבר עם האדם הנכון, אני מניח שאפשר להתחיל את ההתקשרות עם הממליץ דרך תכתובת מייל לכתובת המייל הארגוני, כאחת הדרכים להפחית סיכון לתרמית מסוג זה. יחד עם זאת לדעתי המצב אינו מאד שכיח ואם הוא קורה, סימני האזהרה יעלו עוד קודם בשלב אחר בתהליך המיון. בנוסף, אם מדברים עם ממליץ שהוא חבר אך אינו מכיר לעומק את התפקיד והחברה בה עבד המועמד, זה יצוף בשאלות הספציפיות על התפקוד, האתגרים שעמדו בפניו והתמודדותו בסיטואציות שונות מהחיים הארגוניים.
יש לכם עוד שאלות בנוגע לממליצים? הוסיפו אותן כאן למטה בתגובות...
מחפשים עבודה ורוצים לדעת את כל הסודות של מאחורי הקלעים שיהפכו את חיפוש העבודה שלכם לקצר יותר, יעיל יותר ומוצלח יותר?
צרו קשר:
054-7380310
maya.bouhnik@gmail.com
כן, כן, אני יודעת... זו לא המטלה הכי כיפית לבקש מאנשים שעבדו אתכם שיכתבו לכם המלצות בפרופיל הלינקדאין. זה 
